Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r.

Ewelina Drabko | SEHR

Od 1 czerwca 2025 r. polski rynek pracy wszedł w nową rzeczywistość prawną dotyczącą zatrudniania cudzoziemców. Zmiany są szerokie i mają bezpośredni wpływ na codzienną praktykę działów HR, agencji zatrudnienia oraz pracodawców korzystających z pracy obcokrajowców. Nowe przepisy mają na celu zarówno uproszczenie i elektronizację procedur, jak i uszczelnienie systemu oraz zwiększenie bezpieczeństwa na rynku pracy.

Najważniejsze zmiany – przegląd dla praktyków HR

1. Pełna elektronizacja procedur

Od 1 czerwca 2025 wszelkie wnioski i oświadczenia dotyczące zatrudnienia cudzoziemców (m.in. oświadczenia o powierzeniu pracy, wnioski o zezwolenia na pracę sezonową) muszą być składane wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Dokumenty złożone w innej formie nie będą rozpatrywane. To wymusza na pracodawcach i działach HR pełną cyfryzację obsługi tych procesów.

2. Nowe obowiązki dokumentacyjne

Wprowadzono obowiązek zawierania z cudzoziemcem umowy wyłącznie w formie pisemnej oraz przekazywania kopii tej umowy do odpowiednich urzędów  (w przypadku zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy) – jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia. To istotna zmiana – brak pisemnej umowy lub jej nieprzekazanie może skutkować poważnymi sankcjami.
Pracodawcy będą też musieli informować urząd o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca, a także o zakończeniu pracy przed terminem. 

3. Rejestr umów o pracę i cyfrowy nadzór

Powstał centralny rejestr umów o pracę zawieranych z cudzoziemcami, co ma ułatwić kontrolę legalności zatrudnienia i ograniczyć nadużycia. Pracodawcy muszą na bieżąco aktualizować dane w tym rejestrze – za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. 

4. Likwidacja testu rynku pracy

Nowe przepisy znoszą obowiązek przeprowadzania tzw. testu rynku pracy dla wielu grup zawodowych, co znacząco przyspiesza proces zatrudniania cudzoziemców, zwłaszcza w zawodach deficytowych.

5. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia

Rozszerzono katalog sytuacji, w których urząd może odmówić wydania zezwolenia na pracę. Dotyczy to m.in. nieprawidłowości w dokumentacji czy braku legalnego pobytu cudzoziemca.

6. Nowe zasady dla obywateli Ukrainy

Regulacje precyzują warunki legalności pobytu i pracy obywateli Ukrainy, co ma szczególne znaczenie w kontekście obecnej sytuacji geopolitycznej i dużej liczby Ukraińców na polskim rynku pracy.

7. Wyższe kary za nielegalne zatrudnianie

Zaostrzeniu uległy sankcje za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców oraz przekazywanie nieprawdziwych danych. Grzywny mogą wynosić od 3 000 do nawet 50 000 zł za każde wykryte naruszenie (wcześniej od 1 000 do 30 000 zł łącznie). Wysokość kary jest teraz proporcjonalna do liczby nielegalnie zatrudnionych pracowników.

Cel zmian – przejrzystość i bezpieczeństwo!

Nowe przepisy mają wyeliminować nieprawidłowości w systemie wizowym, chronić polskich pracowników przed nieuczciwą konkurencją, a cudzoziemców – przed nadużyciami. Dla pracodawców oznacza to bardziej transparentne, ale i wymagające procedury, które trzeba wdrożyć natychmiast, by uniknąć ryzyka sankcji.

Co powinien zrobić dział HR?

• przeprowadzić audyt dotychczasowych procedur zatrudniania cudzoziemców,
• przeszkolić pracowników HR z nowych obowiązków i obsługi elektronicznych systemów,
• wdrożyć system bieżącego monitorowania legalności pobytu i pracy cudzoziemców.

Nowelizacja przepisów od 1 czerwca 2025 r. to największa od lat zmiana w zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce. Elektronizacja, nowe obowiązki dokumentacyjne, wyższe kary i większy nadzór to wyzwania, które wymagają od HR-owoców profesjonalizmu, czujności i szybkiej adaptacji do nowych realiów. To także szansa na budowanie bardziej transparentnego i bezpiecznego rynku pracy.