Jak skutecznie wprowadzać nowe osoby do zespołu?

Alicja Strzębała | SEHR

Radość i ekscytacja związana z nowymi wyzwaniami, a także strach i obawy – to tylko część z palety emocji, które mogą towarzyszyć osobie, która dołącza do nowej organizacji i nieznanego jej jeszcze zespołu. Dlatego właściwe wprowadzenie to kluczowy moment –zarówno dla nowego pracownika, jak i dla lidera_ki oraz całego zespołu.

Bardzo ważne jest, żeby ten czas był odpowiednio zaopiekowany – na szczęście jest wiele sposobów, aby się do tego przygotować:

• Zadbaj o wszystko wcześniej

Dopilnuj, aby nowa osoba miała wszystko czego będzie potrzebowała do realizacji swoich zadań,  najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Przygotuj stanowisko, sprzęt i dostęp do niezbędnych systemów i dysków. Określ jakie zadania i szkolenia powinny być zrealizowane w pierwszych dniach i tygodniach. Ustal cele, które nowa osoba powinna zrealizować, oraz określ osoby, które będą ją w tym czasie wspierać. Poinformuj z wyprzedzeniem swój zespół – możesz go również włączać w ten proces i zaangażować we wdrożenie nowej osoby, przekazywanie obowiązków i planowanie pierwszych zadań.

• Program onboardingowy

Jeśli taki ogólnofirmowy onboarding istnieje w Twojej organizacji to świetnie! Jeśli jednak nie, to zastanów się, jakie szkolenia lub spotkania z przedstawicielami jaki działów były by istotne w kontekście nowego pracownika i jego efektywnego wdrożenia na tym stanowisku w Twoim dziale. Przygotuj sobie plan, które pozwoli monitorować etapy wdrożenia i weryfikować postępy.

• Opiekun- buddy

Zastanów się czy za wdrożenie stanowiskowe będziesz odpowiedzialny Ty jako lider_ka czy zaangażujesz w ten proces również członków swojego zespołu. Określ kto będzie pełnił taką rolę dla nowego pracownika i w jakim zakresie. Opiekun odpowie na pytania, wprowadzi w kulturę organizacyjną oraz ułatwi nawiązywanie relacji z innymi członkami zespołu. Wspólne zadania i projekty również wpływają na relacje między członkami zespołu.

• Feedback

Zaplanuj regularne spotkania z nowym pracownikiem, aby porozmawiać jak odnajduje się w organizacji i w zespole. Daj również możliwość dzielenia się swoimi spostrzeżeniami i pytaniami – to ważne, aby nowy pracownik nie czuł się zagubiony i wiedział, że ma Twoje wsparcie. Upewnij się, że nowa osoba rozumie zadania, które ma realizować  –  taka otwarta komunikacja na pewno zaprocentuje.

• Integracja zespołowa

Przedstaw nowemu pracownikowi poszczególne osoby z zespołu – określ ich stanowiska i kluczowe funkcje oraz zadania. Pokaż biuro, rozkład pomieszczeń oraz przedstaw inne osoby z organizacji (innych działów), z którymi nowy pracownik będzie miał stały kontakt. Zastanów się nad możliwościami integracji zespołu. I nie chodzi tu tak naprawdę o nic wielkiego –  może być to wspólna zespołowa kawa czy pizza w czasie lunchu, a to na pewno ułatwi nowej osobie nawiązanie relacji w mniej formalnej atmosferze.

• Dajcie sobie czas na adaptację

Pozwól nowym członkom zespołu na adaptację. Każdy człowiek jest inny więc i proces wprowadzania do zespołu przebiega w różnym tempie, dlatego ważne jest, aby nie wywierać zbytniej presji.

Zaopiekowanie tego procesu i skuteczne wprowadzenie nowych osób do zespołu przynosi naprawdę wiele korzyści:

• daje poczucie bezpieczeństwa,
• wpływa na lepszą skuteczność i efektywność,
• przyspiesza samodzielność w danej organizacji,
• ma realny wpływ na  zaangażowanie,
• ułatwia relacje w zespole,
• daje poczucie satysfakcji i przynależności do organizacji już w pierwszych dniach i tygodniach pracy.

To ważny czas, który ma istotny wpływ na ogólne podejście do pracy oraz motywację pracownika. Jeśli nowa osoba trafi do środowiska, gdzie nikt się nią nie interesuje, stanowisko nie jest w ogóle przygotowane, przełożony nie ma jasnego wyobrażenia o jej zadaniach, a zespół nie miał pojęcia o nowej osobie to naprawdę trudno oczekiwać, że będzie ona zaangażowana w pracę, chętna do nauki nowych obowiązków oraz odczuwała przynależność do zespołu i działała efektywnie.

Pamiętaj, że skuteczne wprowadzenie nowego pracownika to inwestycja, która przynosi długofalowe korzyści – całemu Twojemu zespołowi, jak i samej organizacji.