Automatyzacja procesów HR – szansa czy wyzwanie?

Agnieszka Sekułowicz | SEHR

Automatyzacja procesów HR to trend, który dynamicznie zmienia oblicze zarządzania zasobami ludzkimi. Wprowadzenie nowoczesnych systemów informatycznych pozwala firmom nie tylko usprawnić codzienną pracę działów kadrowych, ale także lepiej odpowiadać na wyzwania współczesnego rynku pracy. Jednak wdrożenie automatyzacji niesie ze sobą zarówno szanse, jak i konkretne wyzwania.

Współczesny rynek oferuje wiele zaawansowanych rozwiązań do automatyzacji procesów HR, które różnią się funkcjonalnością, skalowalnością i stopniem dostosowania do specyficznych potrzeb organizacji. Oprócz szeroko znanych systemów, takich jak Comarch HRM, enova365 czy Pinya HR, warto zwrócić uwagę także na inne narzędzia, m.in. SAP SuccessFactors, Teta HR, Symfonia Hsys, Leapsome, Vantage Circle czy ClickUp.
Poniżej opis wybranych systemów.

Pinya HR to nowy gracz na polskim rynku, ale warto na niego zwrócić uwagę. Ten czeski system HRM jest stale rozwijany system HRM, który koncentruje się na pełnej digitalizacji i automatyzacji procesów kadrowych w firmach każdej wielkości. Oprogramowanie zostało zaprojektowane z myślą o prostocie obsługi, intuicyjnym interfejsie i szerokiej gamie funkcji, które można łatwo dostosować do potrzeb organizacji.

• Kartoteka pracownicza: Centralne miejsce do przechowywania wszystkich danych pracowników, z możliwością przydzielania dostępu i automatyzacji aktualizacji.
• Automatyzacja urlopów i obecności: Rejestracja urlopów, wyjazdów służbowych, pracy zdalnej, automatyczne rozliczenia i podsumowania okresowe.
• Onboarding: Zautomatyzowany proces wdrożenia nowego pracownika, przekazywanie kluczowych informacji i dokumentów w formie elektronicznej.
• Generowanie i elektroniczne podpisywanie dokumentów: Szybkie tworzenie umów, aneksów, zaświadczeń z wykorzystaniem szablonów oraz podpis elektroniczny (integracja z DigiSign).
• Raporty zarządcze: Zaawansowane raportowanie, śledzenie urodzin, rocznic, czasu pracy, absencji i innych kluczowych wskaźników HR.
• Struktura organizacyjna: Tworzenie, aktualizowanie i wizualizacja struktury organizacyjnej firmy jednym kliknięciem.
• Ewidencja mienia i sprzętu: Zarządzanie majątkiem pracowników, tworzenie elektronicznych raportów przekazania.
• Rekrutacja: Zarządzanie procesem naboru, automatyzacja obiegu aplikacji, integracja z portalami ogłoszeniowymi.
• Szkolenia i e-learning: Planowanie szkoleń BHP, prowadzenie dokumentacji, udostępnianie materiałów edukacyjnych, testy wiedzy i monitorowanie postępów.
• Zadania i wymagania: Obsługa zgłoszeń pracowników (np. zmiana danych, prośba o sprzęt), automatyczne powiadomienia i przejrzysty rejestr zgłoszeń.
• Przepisy wewnętrzne i regulaminy: Cyfrowe zarządzanie dokumentami firmowymi, łatwy dostęp i możliwość personalizacji dokumentów.
• Mobilność i dostępność: Dostęp do wszystkich funkcji z dowolnego miejsca i urządzenia, także przez aplikację mobilną.

Zalety Pinya HR:
• Całkowita digitalizacja dokumentacji i procesów HR, co eliminuje papierową biurokrację.
• Intuicyjny interfejs, szybkie wdrożenie i łatwość obsługi dla wszystkich użytkowników.
• Automatyczne generowanie dokumentów, raportów i powiadomień oszczędza czas zarówno HR, jak i menedżerom oraz pracownikom.
• Możliwość integracji z innymi systemami, np. ATS, narzędziami do podpisu elektronicznego, a także tworzenia własnych szablonów i procesów.
• System jest stale rozwijany i dostosowywany do potrzeb klientów.

Wady Pinya HR:
• Ograniczenia w zakresie tworzenia wielofirmowych struktur organizacyjnych (choć system jest rozwijany w tym kierunku).
• Niektóre zaawansowane funkcje mogą wymagać dodatkowej konfiguracji lub wsparcia technicznego.

Comarch HRM to zaawansowany, w pełni zintegrowany z systemami Comarch ERP (Optima, XL, Altum) system do zarządzania zasobami ludzkimi, który odpowiada na potrzeby przede wszystkim dużych przedsiębiorstw. Oprogramowanie dostępne jest zarówno w wersji instalowanej lokalnie, jak i w modelu chmurowym, co zapewnia elastyczność wdrożenia i dostępność z dowolnego urządzenia – komputera, tabletu czy smartfona.

Najważniejsze funkcje Comarch HRM:
• Zarządzanie czasem pracy i grafikami: Umożliwia szczegółowe planowanie i ewidencję czasu pracy, obsługę pracy zdalnej, rejestrację wejść/wyjść (RCP), generowanie grafików w układach 5-, 7- i 31-dniowych z walidacją zgodności z Kodeksem pracy (np. odpoczynek dobowy, wolne niedziele).
• Obsługa urlopów i nieobecności: Pracownicy mogą składać wnioski urlopowe, zgłaszać nieobecności i delegacje, a menedżerowie mają możliwość ich zatwierdzania oraz monitorowania dostępnych dni wolnych i absencji.
• Kadry i dokumentacja pracownicza: Elektroniczna kartoteka pracowników, ewidencja umów, kwalifikacji, badań okresowych, dostęp do dokumentów (np. kwitki wypłat, PIT-11, zaświadczenia o zatrudnieniu), monitoring uprawnień i terminów ich ważności.
• Rekrutacja i szkolenia: Wsparcie dla rekrutacji wewnętrznej i zewnętrznej, tworzenie i publikowanie ofert pracy, ocena aplikacji, planowanie i ewidencja szkoleń, zarządzanie harmonogramami i uczestnictwem w szkoleniach.
• Ocena pracowników i rozwój: Moduł do prowadzenia ocen okresowych, zarządzania rozwojem zawodowym, planowania ścieżek kariery i wsparcia w budowaniu kompetencji zespołu.
• Samoobsługa pracownicza: Każdy pracownik ma własny pulpit, z poziomu którego może zarządzać swoimi danymi, wnioskami urlopowymi, delegacjami i harmonogramem pracy.
• Integracja z ERP: System jest w pełni zintegrowany z modułami kadrowo-płacowymi Comarch ERP, co pozwala na automatyczny przepływ danych i eliminację wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji.
• Bezpieczeństwo i zgodność: Dane są przechowywane zgodnie z wymogami RODO, a system regularnie aktualizowany pod kątem zmian prawnych.

Zalety Comarch HRM:
• Automatyzacja i standaryzacja kluczowych procesów HR.
• Wysoka elastyczność wdrożenia (chmura/lokalnie).
• Intuicyjny interfejs i responsywność na urządzeniach mobilnych.
• Rozbudowane możliwości raportowania i analizy.
• Szybki dostęp do dokumentacji i danych kadrowych.
Wady Comarch HRM:
• Wymaga integracji z innymi modułami Comarch ERP dla pełnej funkcjonalności.
• Zaawansowane wdrożenia mogą być czasochłonne w dużych organizacjach.
• Część funkcji może wymagać dodatkowej konfiguracji lub wsparcia partnera wdrożeniowego.

enova365 to kompleksowy, polski system ERP, który obejmuje zaawansowany moduł Kadry, Płace i HR, pozwalający na pełną automatyzację i cyfryzację procesów kadrowo-płacowych w firmie. System dostępny jest zarówno w chmurze, jak i w wersji instalowanej lokalnie, co zapewnia wygodę i skalowalność wdrożenia.

Najważniejsze funkcje enova365 w obszarze HR:
• Centralna baza danych pracowników: Kompleksowa kartoteka pracownicza, śledzenie ścieżki kariery, historii zatrudnienia, szkoleń i uprawnień.
• Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych: Automatyczne generowanie umów, aneksów, rozliczanie wynagrodzeń, naliczanie list płac z uwzględnieniem obecności, nadgodzin, urlopów i zwolnień lekarskich.
• Elektroniczny obieg dokumentów: Obsługa wniosków urlopowych, delegacji, zastępstw, elektroniczne podpisywanie dokumentów, automatyczne powiadomienia o kończących się umowach i badaniach.
• Portale samoobsługowe: Pracownicy mają dostęp do własnych danych, mogą składać wnioski, pobierać dokumenty, sprawdzać harmonogramy pracy i wynagrodzenia, co odciąża dział HR.
• Raportowanie i analizy: Zaawansowane narzędzia do generowania raportów kadrowych, płacowych, kosztowych i analitycznych, wspierające podejmowanie decyzji zarządczych.
• Integracja z innymi modułami ERP: enova365 płynnie współpracuje z modułami finansowo-księgowymi, CRM, Workflow, co pozwala na pełną synchronizację danych w całej organizacji.
• Zgodność z przepisami: System jest stale aktualizowany pod kątem zmian w prawie pracy, podatkowym i ubezpieczeniowym, co gwarantuje zgodność z polskimi regulacjami.
• Workflow: Autorski moduł do automatyzacji obiegu zadań i dokumentów, umożliwiający przydzielanie zadań, kontrolę terminów i monitorowanie postępu prac.
• Dostępność na różnych urządzeniach: System działa zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych, co umożliwia pracę zdalną i elastyczne zarządzanie HR.
Zalety enova365:
• Wysoki poziom automatyzacji i integracji procesów HR z innymi obszarami firmy.
• Intuicyjny, przyjazny interfejs użytkownika.
• Możliwość wdrożenia w chmurze, co ogranicza koszty infrastruktury IT.
• Częste aktualizacje i rozwój systemu.
• Wysoka skalowalność – system sprawdza się zarówno w małych, jak i dużych organizacjach.

Wady enova365:
• Wdrożenie i utrzymanie systemu może wymagać wsparcia informatycznego i inwestycji w sprzęt (w przypadku wersji lokalnej).
• Złożoność systemu może być wyzwaniem dla firm bez wcześniejszego doświadczenia z narzędziami ERP.
• Niektóre zaawansowane funkcje mogą być dostępne tylko w wyższych wersjach lub jako dodatkowo płatne moduły.

SAP SuccessFactors
Jeden z największych i najbardziej rozbudowanych systemów HRM na świecie, popularny także w Polsce. Oferuje:
• Moduły do rekrutacji, onboardingu, zarządzania wydajnością, szkoleniami, wynagrodzeniami.
• Zaawansowane analizy HR, raportowanie i zgodność z globalnymi standardami.

Teta HR
Profesjonalne narzędzie HRM dla średnich i dużych firm, które pozwala na:
• Zarządzanie kadrami i płacami, planowanie zasobów ludzkich.
• Zaawansowane raportowanie i analizy.
• Elastyczne dostosowanie do specyficznych potrzeb organizacji.

Leapsome
Platforma do zarządzania kapitałem ludzkim, która umożliwia:
• Kompleksowe oceny 360 stopni, automatyzację przeglądów wydajności.
• Ankiety zaangażowania pracowników, zarządzanie celami i programami rozwojowymi.

Vantage Circle
Narzędzie skoncentrowane na angażowaniu i nagradzaniu pracowników, oferujące:
• Systemy do rozpoznawania osiągnięć, ankiety satysfakcji.
• Integracje z innymi systemami HRIS i narzędziami komunikacyjnymi.

ClickUp, Rippling, HR360
Nowoczesne, elastyczne platformy HR, które:
• Umożliwiają zarządzanie danymi pracowników, czasem pracy, celami i zadaniami.
• Oferują szerokie możliwości integracji i personalizacji procesów HR.
Plusy automatyzacji procesów HR
• Oszczędność czasu i kosztów – Automatyzacja rutynowych zadań, takich jak naliczanie wynagrodzeń, generowanie dokumentów czy rejestracja urlopów, pozwala znacząco skrócić czas realizacji procesów i zredukować koszty operacyjne.
• Zwiększenie efektywności i produktywności – Pracownicy HR mogą skoncentrować się na zadaniach strategicznych, takich jak rozwój talentów czy budowanie kultury organizacyjnej, zamiast wykonywać powtarzalne czynności.
• Eliminacja błędów ludzkich – Systemy automatyczne minimalizują ryzyko pomyłek przy wprowadzaniu danych czy rozliczaniu płac.
• Obiektywność i standaryzacja – Algorytmy pomagają wyeliminować subiektywność w procesie rekrutacji i oceny pracowników, co sprzyja sprawiedliwości i przejrzystości.
• Lepsze doświadczenie pracownika i kandydata – Szybka komunikacja, samoobsługa oraz przejrzystość procesów wpływają na pozytywny odbiór firmy przez pracowników i kandydatów.
• Łatwość dostosowania do zmian prawnych – Nowoczesne systemy są regularnie aktualizowane, co zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami.

Minusy i wyzwania automatyzacji HR

• Utrata kontaktu międzyludzkiego – Automatyzacja może prowadzić do ograniczenia bezpośrednich relacji, co jest szczególnie istotne w ocenie kompetencji miękkich kandydatów.
• Ryzyko błędnych decyzji algorytmicznych – Niewłaściwie skonfigurowane systemy mogą prowadzić do nietrafionych decyzji rekrutacyjnych lub kadrowych.
• Koszty wdrożenia i utrzymania – Implementacja zaawansowanych narzędzi HR wiąże się z inwestycją finansową oraz koniecznością szkoleń dla pracowników.
• Opór pracowników – Część osób, zwłaszcza starszych, może mieć trudności z adaptacją do nowych rozwiązań lub obawiać się o swoje stanowisko pracy.
• Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami – Ochrona danych osobowych oraz zapewnienie zgodności z RODO to jedno z kluczowych wyzwań przy automatyzacji HR.
• Zależność od technologii – Awaria systemu lub problemy z oprogramowaniem mogą sparaliżować procesy kadrowe, wymagając szybkiej interwencji specjalistów.
Najważniejsze wyzwania wdrożenia automatyzacji HR
• Bezpieczeństwo i ochrona danych – Firmy muszą zadbać o odpowiednie zabezpieczenia oraz spełnienie wymogów prawnych dotyczących przetwarzania danych osobowych.
• Zmiana kultury organizacyjnej – Automatyzacja wymaga otwartości na zmiany, gotowości do nauki nowych narzędzi oraz redefinicji ról w dziale HR.
• Utrzymanie komunikacji i zaangażowania – Wprowadzenie automatyzacji nie powinno prowadzić do zaniku dialogu z pracownikami; ważne jest zapewnienie wsparcia i jasnej komunikacji na każdym etapie zmian.
• Dostosowanie systemów do specyfiki firmy – Każda organizacja ma unikalne potrzeby, dlatego kluczowe jest wybranie i skonfigurowanie systemu zgodnie z własnymi procesami i oczekiwaniami.

Automatyzacja procesów HR to szansa na zwiększenie efektywności, oszczędność czasu i kosztów oraz poprawę jakości zarządzania zasobami ludzkimi. Nowoczesne systemy, takie jak Comarch HRM, enova365 czy Pinya HR, oferują szeroką gamę funkcjonalności, które odpowiadają na potrzeby zarówno dużych, jak i mniejszych firm. Jednak wdrożenie automatyzacji wiąże się także z wyzwaniami – od kwestii technicznych i prawnych, przez opór pracowników, po konieczność utrzymania wysokiej jakości komunikacji i bezpieczeństwa danych. Kluczem do sukcesu jest świadome podejście do transformacji, odpowiedni wybór narzędzi oraz inwestycja w rozwój kompetencji zespołu HR.

1. https://primaco.pl/comarch-hrm-nowoczesne-narzedzie/
2. https://www.youtube.com/watch?v=1aHzydm4M-A
3. https://www.enova.pl/blog/firma-to-ludzie/automatyzacja-w-hr-poznaj-dobre-praktyki/
4. https://pl.pinya.hr
5. https://pl.pinya.hr/blog/jak-si-udrzet-lidi-v-rychle-rostoucim-scale-upu-radi-martina-kreckova-z-favi
6. https://dzienniknaukowy.pl/automatyzacja-rekrutacji-jak-uproscic-rekrutacje
7. https://www.one-support.pl/system-kadrowo-placowy/
8. https://pl.linkedin.com/pulse/automatyzacja-w-hr-korzy%C5%9Bci-zmiany-i-wyzwania-nowej-erze-technologicznej
9. https://www.sdworx.pl/pl-pl/blog/hr/automatyzacja-hr
10. https://digitalx.pl/pomysly-na-automatyzacje-procesu-rekrutacji/
11. https://www.portel.pl/strefa-biznesu/czym-jest-automatyzacja-hr-przyklady-korzysci-i-wyzwania/137014
12. https://ipersonel.pl/jak-zautomatyzowac-procesy-hr-i-plac/
13. https://www.exelo.pl/post/robotyzacja-procesow-biznesowych-w-hr
14. https://www.letsautomate.pl/post/automatyzacja-procesow-w-firmie-wady-i-zalety
15. https://managerwopalach.pl/plusy-i-minusy-automatyzacji-miejsca-pracy/
16. https://erecruiter.pl/blog/sztuczna-inteligencja-w-rekrutacji-i-hr-przeglad-mozliwosci-i-korzysci/
17. https://www.youtube.com/watch?v=Y_RCVTwysGw
18. https://gecos.pl/produkty/comarch-hrm/
19. https://www.comarch.pl/erp/robotyzacja-procesow/
20. https://bmpconsulting.pl/cyfryzacja-procesow-hr-w-tpi/

Pinya HR jest Partnerem strategicznym SEHR. Koniecznie skontaktuj się z Agnieszką Sekułowicz, aby otrzymać dodatkowe 2. tygodnie darmowych testów systemu. Sprawdź jak w prosty i przystępny sposób zapewnisz sobie komfort pracy w HR!