Zarządzanie urlopami

Kamila Wierzbicka | SEHR

Pracownicy podchodzą do tematu zazwyczaj dość swobodnie, a niektórzy z różnych względów przedłużają czas urlopu dodatkowo o zwolnienia lekarskie. Taka sytuacja dość mocno zaburza rytm pracy i powoduje trudności w realizacji zakładanych planów. Jak zatem zarządzić tematem, aby uniknąć lub zminimalizować takie problemy?

Jednym z rozwiązań jest przygotowanie jeszcze przed sezonem planu urlopowego, zgodnego z kodeksem pracy (art. 163§1). Jest to szczególnie ważne w dużych organizacjach, gdzie kontrola nieobecności powinna odbywać się regularnie. Planując urlopy należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Przede wszystkim każdy pracownik ma prawo do urlopu, wyliczanego zgodnie ze stażem pracy. Może go podzielić na części, przy czym przynajmniej jedna część musi obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych. Dodatkowo uwzględnić należy urlop zaległy, który musi być wykorzystany do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Do planu urlopowego nie wliczają się natomiast dni urlopu na żądanie, czyli jeśli pracownik ma prawo do 26 dni wolnych, przełożony powinien zaplanować 22 dni (analogicznie 16 dni w przypadku limitu 20 dni urlopu). KP nie definiuje, co dokładnie taki plan powinien zawierać, oraz jaka powinna być jego forma. Zazwyczaj firmy wykorzystują do tego celu dedykowane programy lub wewnętrzne platformy.

To, co w tej kwestii istotne to przede wszystkim możliwość składania przez pracowników wniosków online, zatwierdzenie urlopów przez managerów, wyznaczanie zastępstw oraz raportowanie. Na rynku jest dostępnych wiele narzędzi, które świetnie sprawdzą się i wspomogą w kontroli urlopów. Jest to bardzo istotne, szczególnie w większych organizacjach, oraz strukturach rozproszonych.

Plan urlopów według założeń powinien być przygotowany na dany rok kalendarzowy.
W związku z tym, na rok 2025 plany powinny być gotowe już w grudniu 2024 r. Wielu pracowników ma jednak problem z określeniem swoich planów wypoczynku z tak dużym wyprzedzeniem. W tej kwestii ważna jest również elastyczność. Warto zatem zastanowić się nad wprowadzeniem krótszych okresów planowania (np. plany półroczne czy kwartalne). Takie rozwiązanie jest preferowane przez pracowników i daje możliwość bardziej realnego określenia nieobecności.

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu, jednak jest to bardzo ryzykowne działanie, które może negatywnie wpłynąć na motywację zespołu. Również transparentność w udzielaniu dni wolnych ma kluczowe znaczenie w całym procesie planowania. Pracodawcy często skłaniają się do preferencyjnych urlopów dla osób z dziećmi w wieku szkolnym. Należy jednak pamiętać, że takie podejście może nosić znamiona dyskryminacji. System udzielania urlopów musi być jasny, zrozumiały dla pracowników oraz sprawiedliwy.

Plan urlopów to bardzo dobre narzędzie, które odpowiednio wykorzystane może bardzo wspomóc pracę i zarządzanie nieobecnościami. Niemniej jednak nawet najlepszy plan nie zawsze pokrywa się z rzeczywistością. Pracownicy w okresie wakacyjnym często lubią zmieniać swoje plany i trzeba na takie sytuacje reagować bardzo dynamicznie.

Każda branża ma swoją specyfikę, natomiast do niektóre wydarzenia można przewidzieć i przygotować się na nie z wyprzedzeniem. Ważne jest szersze spojrzenie na zarządzanie urlopami. Warto regularnie prowadzić zestawienia, aby móc oszacować największe piki nieobecności.

Kolejna kwestia to odpowiednie przygotowanie zastępstw dla kluczowych pracowników. Dotyczy to na przykład operatorów produkcji, którzy posiadają umiejętności obsługi danych maszyn. Tutaj kluczową rolę odgrywa HR, który dzięki matrycom kompetencji może zapewnić rozwój umiejętności niezbędnych do zachowania ciągłości danego procesu. Nie zawsze jednak w organizacji jest wystarczająca ilość pracowników z odpowiednimi umiejętnościami. Warto więc zastanowić się nad sezonowym wsparciem firm zewnętrznych. Takie rozwiązania sprawdzają się bardzo dobrze właśnie w sektorze produkcyjnym lub obszarze logistyczno-magazynowym.

Wszystkie te działania łączy jedno, muszą być zaplanowane i przemyślane z dużym wyprzedzeniem. W wielu firmach niestety stanowi to problem, który generuje kolejne nieprzewidziane trudności. Rozwiązywanie ich po fakcie może dość mocno zaburzyć codzienne funkcjonowanie i powodować realne straty. Warto więc do tematu podejść kompleksowo i systematycznie. Dzięki temu wakacje będą się kojarzyły jedynie z czasem relaksu i zasłużonego odpoczynku.