Zarządzanie zmianą – wyzwania dla obszaru HR w organizacji

dr Sylwia Stachowska | SEHR

Jedyną pewną rzeczą jest zmiana

Można powiedzieć, że we współczesnym świecie zmiana goni zmianę. Funkcjonowanie w warunkach zmiennego otoczenia wymusza na funkcjonujących na rynku organizacjach nieuchronną potrzebę, a nawet konieczność zmian. Z jednej strony – kreowanie zmian jest niezbędne dla osiągania i utrzymywania przewagi konkurencyjnej, z drugiej – nieustannie pojawiają się czynniki zewnętrzne wymagające dostosowań w różnych obszarach działania. Niezależnie jednak od tego, skąd płyną zmiany i jakiego obszaru funkcjonowania firmy dotyczą, zawsze ich powodzenie wymaga zaangażowania ze strony pracowników. Tymczasem wdrażane zmiany spotykają się zwykle z niechęcią i oporem z ich strony. Wynika stąd istotna rola obszaru HR w przygotowaniu pracowników do zmian organizacyjnych, kształtowaniu postaw otwartości na zmiany, rozpoznawaniu przyczyn oporu wobec zmian i przezwyciężaniu ich.

Każda zmiana budzi opór

Zmiana wiąże się z ryzykiem, niepewnością tego, co przyniesie. Budzi więc opór, który jest naturalnym elementem tego procesu. Opór może występować zarówno po stronie pracowników, jak i kadry menedżerskiej, czy też innych interesariuszy. U podstaw oporu ze strony kierownictwa leży głównie obawa przed trudnościami, jakie wiążą się z wprowadzaniem zmian w organizacji i nadzieja, że jeszcze da się funkcjonować, jak dotychczas. Źródła oporu pracowników wobec zmian są natomiast różne. Wyniki badań wskazują, że do najczęstszych przyczyn niechęci wobec zmian należą m.in.:

• nieznajomość celowości zmian oraz spodziewanych ich skutków dla firmy i zatrudnionych osób,
• niezgodność wprowadzanych zmian z obecnymi systemami norm i wartości,
• brak zaufania do zarządu i kierownictwa,
• wymuszony charakter zmian, brak uczestnictwa pracowników w ich tworzeniu i wdrażaniu,
• lęk przed utratą cenionych więzi społecznych czy pozycji zawodowej,
• obawa przed zwolnieniem lub pogorszeniem sytuacji materialnej,
• przyzwyczajenia, a czasami także przekora,
• zbyt szybkie tempo zmian.

Skuteczne redukowanie oporu wobec zmian wiąże się z podejmowaniem różnorodnych działań wiążących się głównie ze zwiększaniem zaangażowania pracowników w zachodzące procesy oraz możliwością wyrażania obaw dotyczących przyszłego stanu. Na podstawie obserwacji praktyki można wyróżnić pewne specyficzne zachowania wpływające na redukcję niechęci pracowników podczas wprowadzania zmian w organizacji. Można powiedzieć, że opór wobec zmian będzie mniejszy, gdy:

• projekt zmiany zostanie przedstawiony publicznie przez przedstawicieli kadry zarządzającej/ menedżerskiej cieszących się autorytetem wśród pracowników,
• pracownikom zostanie jasno wyjaśniona konieczność wprowadzenia zmiany,
• wśród pracowników będzie istnieć przekonanie, że zmiana przyniesie pozytywne rezultaty,
• wdrożona zmiana nie ograniczy w istotny sposób dotychczasowej pozycji pracowników,
• w procesie wdrażania zmian będzie istniała możliwość systematycznej wymiany informacji między pracownikami i kadrą menedżerską.

A najlepsze metody pokonywania wszelkich barier związanych z wdrażaniem zmian organizacyjnych mieszczą się w trzech obszarach: informowanie, komunikacja i szkolenia.

Najważniejsza jest komunikacja

Akcja informacyjna ma zapobiec rozprzestrzenianiu się po organizacji plotek, które dostarczając zniekształconych i/lub fałszywych informacji mogłyby w znaczącym stopniu utrudnić wprowadzenie planowanych zmian. Wskazane jest, aby została ona podjęta możliwie wcześnie i skierowana do stosunkowo szerokiej grupy pracowników. Za optymalne przyjmuje się objęcie nią ogółu zatrudnionych (bezpośrednio lub poprzez kadrę kierowniczą) oraz funkcjonujących na terenie organizacji związków zawodowych. Zasadniczy trzon prowadzonych w tym zakresie działań stanowić powinny zagadnienia takie jak: konieczność wdrożenia zmian, cele, korzyści i ryzyko związane z ich implementacją, pewność miejsc pracy i stabilność sytuacji materialnej. Przekazywane informacje powinny być rzetelne (prawdziwe), odpowiednio wyczerpujące, aktualne, uporządkowane, jasne i jednoznaczne. Wskazane jest przy tym dokładne wyjaśnienie istoty i zakresu zmian, a także potrzeb związanych z zaangażowaniem określonych grup pracowników w realizowane procesy.

Brak odpowiedniej komunikacji jest stosunkowo najczęściej wskazywanym powodem niepowodzenia programów zmian. Aktywna i otwarta komunikacja uznawana jest bowiem za niezawodne antidotum na niepewność związaną ze zmianami. Wymaga to udrożnienia kanałów komunikacyjnych i kształtowania w nich interakcji, zadbania by procesy komunikowania się stanowiły racjonalne dopełnienie realizowanych w organizacji procesów informacyjnych. Nie bez znaczenia pozostaje przy tym dbałość o zgodność przekazywanych treści, potwierdzenie, czy komunikat został właściwie zrozumiany, unikanie w wypowiedziach sformułowań osądzających, podkreślenie potrzeby aktywnego słuchania.

Właściwie dobrane i przeprowadzone szkolenia zapewnić mają z kolei przygotowanie ludzi do funkcjonowania w nowych warunkach. W tym celu wymagane jest zagwarantowanie udziału w niezbędnych szkoleniach zarówno kadrze kierowniczej, jak i pracownikom.

Rola liderów zmian

Zarządzanie zmianą rodzi zapotrzebowanie na liderów zmian pociągających za sobą innych pracowników swoim przekonaniem o potrzebie ich wdrażania, powodzeniu zamierzonych zmian, ich realności w konkretnych uwarunkowaniach, a także wiarą w ludzi kreujących i wdrażających zmiany oraz energią i wytrwałością w pokonywaniu pojawiających się barier. Generalnie wszyscy menedżerowie powinni być przygotowani do realizacji roli lidera zmian.

Przed nadejściem radykalnej zmiany, jaką jest np. restrukturyzacja firmy, zazwyczaj trzeba budować zespoły współpracujących ze sobą liderów, z których każdy przewodzi określonej grupie pracowników. Ich zadaniem jest dokonywanie przy udziale pracowników diagnozy sytuacji zewnętrznej i wewnętrznej organizacji, rozpoznawanie potrzeb zmian, pozyskiwanie dla nich akceptacji, opracowanie nowych rozwiązań, ich instytucjonalizacja i monitorowanie prawidłowości wdrożeń. To oni kreują klimat otwartości na zmiany, podważania dotychczasowych i poszukiwania nowych, lepszych rozwiązań. W skład zespołów liderów zmian wchodzić powinni przedstawiciele segmentów firmy najsilniej dotkniętych zmianami, przedstawiciele o dużym potencjale rozwojowym przekonani do potrzeby zmian i zdolni przekonać do nich innych. Tak wyselekcjonowany zespół liderów wymaga odpowiedniego przygotowania, przede wszystkim w zakresie analizy i projektowania strategii, budowania zespołów, przywództwa, zarządzania projektami, komunikacji i motywowania oraz monitoringu. Liderzy zmian, zapoznani z ich ogólnymi kierunkami przez zarząd firmy, powinni bowiem współtworzyć strategie zmian i projekty wdrożeniowe. Wówczas bardziej się z nimi identyfikują i skuteczniej do nich przekonują innych pracowników oraz nadzorują same wdrożenia.

Wszelkie zmiany w organizacji dotyczą ludzi, wpływają na pracę i życie pozazawodowe pracowników funkcjonujących w warunkach rosnącej niepewności i ryzyka. Natomiast ludzie wpływają na zdolność organizacji do zmian i ich efektywność. Wiąże się to z istotnymi wyzwaniami wobec obszaru zarządzania zasobami ludzkimi, które – z jednej strony – powinno ułatwiać kreowanie i wprowadzanie zmian, a z drugiej – wzmacniać społeczną odpowiedzialność organizacji zarządzających zmianami.

Podsumowanie

Najważniejszym elementem w każdej organizacji są ludzie. To od ich postaw, zdolności i umiejętności oraz sprecyzowanej wizji przyszłości zależy funkcjonowanie i rozwój firm. Procesy zmian nie są łatwe do przejścia, ale są nieuniknione. Warto zatem pamiętać, że dla ich powodzenia decydujące znaczenie ma właściwa komunikacja ze społecznością pracowników, sprawność systemu przepływu informacji, odpowiednie szkolenia. Priorytetem powinno być ukazanie wizji firmy w dłuższym okresie oraz celowości podejmowania poszczególnych przedsięwzięć. A kluczowe znaczenie w tych procesach mają działania podejmowane przez realizujących role liderów zmian przedstawicieli kadry menedżerskiej oraz będące blisko spraw pracowniczych komórki HR.

A jak wygląda ten temat w praktyce z punktu widzenia Waszych doświadczeń?