Ile kosztuje Cię odejście Twojego pracownika?

Sebastian Gołębiewski | SEHR

Przychód, koszty, zysk. To podstawowe wskaźniki dla większości organizacji, a naszą codzienną rolą jest wspieranie firm w ich dalszym rozwoju. Wielokrotnie słyszałem marginalizowanie naszej roli – „co Wy tam robicie w tym HR?”, bo „nawet bez Was ten biznes by działał”. Może i faktycznie by działał, bo nie zawsze jesteśmy odpowiedzialni za przychody firmy, ale to wcale nie oznacza, że nie mamy realnego wpływu na koszty oraz późniejsze zyski organizacji. Zapewne często się zastanawialiście, jak realnie można pokazać nasz wpływ na firmę? I tu przychodzę z pomocą, ale nie z gotowymi rozwiązaniami. Odpowiadając na pytanie „ile kosztuje Cię odejście Twojego pracownika” – odpowiadam: to zależy. Zależy od dużej ilości czynników, szczegółowości naszej analizy, poniesionych kosztów, ale również utraconych zysków czy staropolskiego know-how. Jeśli nie chcesz uznać, że jest to 1-krotność, 3-krotność, albo 6-krotność, to zapraszam Cię do zapoznania się z tą publikacją.

1. Zasoby – potrzebujemy kilku rzeczy, w tym planu działania oraz czasu, aby możliwie to dobrze opracować. Szersza analiza będzie wymagała od Ciebie większej ilości danych finansowych, znajomości mapowania procesów oraz zarządzania projektami, ale jeśli nikt nie wymaga od Ciebie dokładności co do 1 złotówki, to wystarczy rzeczowa estymacja zrobiona w Excelu. Przyda Ci się również zmysł analityczny, zaangażowanie oraz ciekawość. Najważniejszą rzeczą będzie jednak logika – finalnie chcemy te dane pokazać i zobrazować jak Twoje działania przynoszą wartość dla firmy.

2. Specyfika firmy – koszty odejścia, a późniejszego zastąpienia będą uzależnione od wielu czynników, a tym samym trudno jest powiedzieć, że ten koszt będzie taki sam. Koszty mogą być zbliżone lub być w podobnej wartości, ale dobrym pytaniem jest „ile firma straciła na odejściu doświadczonego Eksperta czy Menedżera?”. Już na tym etapie warto przyjąć pewne założenia związane z alternatywnymi utraconymi korzyściami – szybkość operacyjna, efektywność, czy utraceni Klienci.

3. Wymiarowanie procesów – rekrutacja, onboarding, rozwój i szkolenia, utrzymanie oraz derekrutacja. Mogę założyć, że wszystkie z nich nie będą stworzone. Warto jednak poświęcić Twój czas, aby rozrysować same procesy, osoby zaangażowane, a nawet problemy natury decyzyjnej. To inwestycja o świetnym ROI, która już na tym etapie, może pomóc w „usprawnieniu” samym procesów. Pamiętaj, aby mapować stan aktualny, a nie taki jak mógłby być. Postaraj się zidentyfikować wszystkie osoby zaangażowane w poszczególne działania, następnie potrzebny czas na ich zadania, a dodatkowo połącz to ze stawką godzinową ich pracy. Pamiętaj, że w przypadku zastąpienia pracownika, musisz ten koszt pomnożyć razy 2, bo przecież jeden pracownik odszedł, a teraz w jego miejsce wdrażamy kolejnego.

4. Zbierz dane – w zależności od Twoich potrzeb, możesz prosić o wsparcie inne obszary firmy: controlling, księgowość czy administrację. Zastanów się, których kosztów potrzebujesz do Twojej analizy: stałe, zmienne, administracyjne, marży, benefitów, wynagrodzeń, premii, składników pracodawcy, rekrutacyjnych, szkoleń, odzieży, a nawet systemów i rozwiązań IT.

5. Połącz dane – w lewej stronie tabeli (pionowo) określ stanowiska, dla których będziesz wymiarować ich koszty zastępstwa. Koszty oraz procesy określ poziomo w prawej stronie tabeli, a na końcu dodaj formuły oraz podsumowania. Warto wskazać koszt, krotność wynagrodzenia, albo np. % rocznego wynagrodzenia pracownika. Poziom szczegółowości pozostawiam Wam, podobnie w kwestii opisanych procesów. Zacznij od wynagrodzenia zasadniczego (oraz stawki godzinowej), dodaj koszty rekrutacji oraz szkoleń, administracji (badań lekarskich, okularów korekcyjnych, odzieży roboczej), koszty decyzyjne, negocjacji, zadań osób zaangażowanych, czy koszty zewnętrzne (firm zaangażowanych w proces).

6. Idź po premię lub mów o roli HR. Znasz już estymacyjnie dane? Dobrze. Określ, ile osób odeszło w 2024 roku, a później porównaj to z 2025 rokiem. Udało się zmniejszyć fluktuację? Cudownie – to tym samym koszty firmy zmniejszyły się o tę wartość. Drogi biznesie uprzejmie informuję, że nasze świadome działania HR wygenerowały oszczędności na poziomie ….. Pamiętaj, że dla firm liczą się fakty, dane i liczby.

7. Nie szukaj perfekcji. Szukaj progresu. Wykorzystaj cykl Deminga do Twojego dalszego rozwoju. Nie bój się spróbować, bo najwięcej uczymy się z doświadczeń. Zresztą kolejnym razem będzie Ci już znacznie łatwiej. Staraj się być blisko biznesu oraz wiedzieć, co Twój biznes potrzebuje, ile traci w wyniku złych decyzji, błędów, bo „czas” to przecież również zasoby. Rozwijaj Twoją estymację o kolejne obszary, a co najważniejsze po prostu spróbuj.

Powodzenia!